언택트 시대, 우리가 만나게 될 일하는 방식의 변화

 

“미래 모빌리티 업계를 선도하고, 글로벌 시장에서 선도적인 위치를 지속하기 위해서는 그에 걸맞은 ‘일하는 방식’이 필요합니다. 업무 현장의 혁신, 스마트화, 디지털 전환을 진행해야 할 때가 된 것입니다” - 현대트랜시스 여수동 대표이사의 변화선언 메시지 일부 -

 

코로나19 장기화로 업무 환경에도 강제적인 변화가 찾아왔습니다. 특히 유연근무제와 함께 비대면 재택근무가 점차 보편적인 업무 방식으로 자리 잡아 가고 있죠.

 

현대트랜시스 역시 변화의 시대에 맞춰 업무 능률 향상에 도움을 주는 ‘MS365’와 ‘D2L’을 전사에 구축했습니다. 업무 중 ‘보고’와 ‘회의’, ‘협업’ 영역에서 가장 주요한 변화가 있을 것 같은데요. 오늘은 새로운 변화를 맞이한 모빌리티 기업 현대트랜시스의 ‘일하는 방식’을 알아볼까요?

 

일하는 방식의 변화 1 – 채팅 기반의 MS365 도입

가장 먼저 이루어진 변화는 MS365 구축입니다. MS365는 마이크로소프트의 클라우드 기반 오피스 및 협업 서비스로 업무 능률을 높이는 채팅 기반의 디지털 허브인데요. 갑작스러운 재택근무와 영상 회의가 증가하면서 임직원이 가장 빠르게 적응할 수 있는 소프트웨어를 선택했습니다.

 

특히 MS365의 협업 플랫폼인 ‘팀즈(Teams)’는 유연하고 원활한 사내 소통과 협업을 지원해 언제 어디서나 스마트한 업무 환경을 구현할 수 있습니다. 이를 통해 언제 어디서든 업무에 집중할 수 있는 스마트한 업무 환경을 구현하게 된 것이죠. 재택근무, 원격근무, 파견근무, 해외 출장, 유연근무 등 일하는 장소와 형태는 바뀌지만 사용 환경과 생산성은 보장해야 하기 때문에 MS365는 다양한 디바이스를 통해 회사 내부, 외부 인원과 자유롭게 소통할 수 있는 출발점이 될 예정입니다.

 

 

① 업무 담당자 확인 및 선정: Teams, Device

• 팀 담당자 업무 Profile 조회

 

② 업무 지시: Teams

• Teams 채널/채팅을 이용하여 업무 지시

• 업무 담당자에게 명확하게 업무 지시(목적, 내용, 납기일 등)

 

③ 업무진행: Teams, Office, Sharepoint

• 업무 내역에 따라 단독 또는 관련 부문과 협업 진행

• 문서작성 규칙에 따라 작성 및 진행 현황 보고

 

④ 업무 종료 및 보고: Teams, Office

• 업무 보고 전, 전결권자의 지시 내용을 담당자에게 전달

• 업무 담당자는 관련 부문 담당자에게 업무 종료 안내

 

※주요 효과: 형식 없는 간결한 보고서 작성으로 불필요한 낭비 시간 절감

 

 

① 회의준비: Teams 일정관리

• 주관자는 Teams 일정 관리를 사용하여 회의 등록 및 공지 (회의 일정, 장소, 참석자, 내용)

• 참석자는 회의 참석 메일 수신, 참석 여부 100% 회신

 

② 회의진행: Teams 회의

• 화상, 음성, 채팅 등을 통한 비대면 회의

• 참석자 중 1인 선정하여 회의록 작성, 필요 시 회의 녹화

• 협력사의 경우 초대 링크를 통해 참석 가능

 

③ 회의종료: Teams 채널, One Note, Office

• 작성한 회의록 공유 및 공동 편집

• 회의 채널 내 업데이트 내용 자동 알림

• 녹화된 회의 영상의 채널 자동 공유

• 추가 협조 및 공지 사항 안내

 

※주요효과: 회의 주제와 내용을 명확하게 파악 후 참석하기에 신속한 협의 및 의사결정 도출

일하는 방식의 변화 2 – 사무공간 인프라 변화

 

현대트랜시스는 업무 효율성을 위해 D2L(Desktop to Laptop)을 도입 중입니다. 클라우드 인프라 기반 업무 환경 도입에 맞춰 이동이 불가능한 업무용 컴퓨터를 자유롭게 사용 가능한 노트북으로 교체하는 과정을 뜻하는데요.

 

지난 5월부터 임직원들에게 사무용 노트북을 순차적으로 지급하고 있으며, 기존 데이터를 이관하는 작업을 진행해왔습니다. D2L 구축이 완료된다면, 언제 어디서나 자유롭게 보고, 회의, 협업을 진행할 수 있는 기본적인 인프라가 구축되는 것이죠.

 

또한 현대트랜시스 전 사업장에 무선네트워크를 구축 중에 있습니다. 지난 7월 동탄사업장 연구동과 시험동 전체 구축을 완료했으며, 화성연구소와 서산, 판교 사업장 또한 11월까지 구축 예정입니다.

 

일하는 방식의 변화 3 – 주차 안내 시스템 변화

[사진설명] 딥러닝 기술로 실시간 주차 장소 확인이 가능한 통탄사업장

 

현대트랜시스는 올해 동탄사업장에 새로운 주차 안내 시스템을 오픈했는데요. ICT기획팀에서 자체적으로 만든 프로그램으로 영상 AI 딥러닝(Deep learning) 기술을 적용시켰습니다. 딥러닝은 사물이나 데이터를 군집하거나 분류하는 기술로 많은 데이터를 컴퓨터에 입력하고 비슷한 것끼리 분류합니다.

 

 

주차 안내 시스템의 시작은 ‘분류(Classification)’ 딥러닝 아키텍처를 설정하는 것인데요. 먼저 주차장 CCTV 이미지를 수집해 이를 주차구역별로 데이터화하는 작업을 진행합니다. 이후 ‘분류’ 아키텍처를 활용해 주차구역에 차가 ‘있다’, ‘없다’로 구분하는 딥 러닝 학습을 시작하는 것이죠. 해당 서비스 론칭 이후 출근하는 직원은 주차 안내 시스템의 정보를 통해 주차장의 빈자리를 직관적으로 확인하고 주차할 수 있게 되었습니다.

 

일하는 방식의 변화 4 – 모니터링 시스템 구축

[사진설명] 웹크롤러를 활용한 업계 동향 모니터링 시스템

 

현대트랜시스는 국내 팀장 이상을 대상으로 매일 오전 9시, 자사 공식 카카오톡 채널과 사내 메일을 통해 업계 일일 동향을 발송하고 있습니다. 기존에는 홍보 담당자가 연관 키워드를 일일이 검색하여 정보를 수집했다면, 앞으로는 웹크롤러를 활용해 연관 키워드별로 업계 동향을 자동 추출할 수 있도록 했습니다.

 

웹크롤러는 자동화된 방법으로 웹을 탐색하는 컴퓨터 프로그램으로, 자체 시스템을 구축하고 수개월간 매일 테스트 과정을 거쳐 정합성을 높이는 작업이 병행되었습니다. 그 결과 기존의 한정된 키워드 범위를 벗어나 그룹사와 고객사, 경쟁사 등 약 60개 키워드로부터 매일 크롤링된 리스트를 아침마다 확인할 수 있게 되었죠.

 

일하는 방식의 변화 5 – 보안 정책 변화

 

이와 함께 편의성과 효율성에 초점을 맞춘 보안 시스템도 구축되었습니다. 통제 중심의 기존 보 안 정책을 모니터링 중심의 보안 정책으로 변경한 것이 핵심인데요. 클라우드 환경에서 문서의 중요도를 세분화하여 개별 사용자에게 관리 권한을 대폭 위임하는 방식으로 변경된 것입니다.

 

이는 개인의 자율과 책임 기반 보안 정책 운영을 통해 공유, 협업을 활성화하고 생산적 업무 방식을 유도하는 것이 목적이죠. 다만 설계도면 등 산업기술보호법에 해당되는 핵심 기술을 다루는 부서에 대한 보안은 한층 강화될 예정입니다.

 

또한 지원 부서의 경우 외근이나 출장, 원격근무 등 사무실 밖에서도 안전하게 문서에 접근하고, 암호화, 복호화하는 것이 가능해졌습니다. 하드디스크 암호화(BitLocker)를 적용하여 문서의 외부 유출이나 암호 해제에 대한 위험성도 감소했습니다.

 

 

위드 코로나(With-COVID) 시대를 맞아 현대트랜시스는 디지털 기반의 스마트한 업무 환경의 정착을 통해 디지털 전환 시대를 선도하기 위해 큰 변화를 시작했습니다. 새로운 환경과 시스템으로 미래 모빌리티 업계를 선도할 현대트랜시스에 많은 관심 부탁드립니다.

 

글 김우현 매니저(전략지원팀)

자문 교육문화팀 전지윤 책임매니저, 정보보호팀 이두희 책임매니저, ICT기획팀 한승균 책임매니저, ICT기획팀 김환 책임매니저, ICT기획팀 원동준 매니저